En softphone gör datorn till din växeltelefon. Vi går igenom hur tekniken fungerar, fördelarna för företaget och vad ni behöver för att komma igång.
Allt fler företag lämnar bordstelefonen och ringer i stället via ett program i datorn eller en app i mobilen. Programmet kallas softphone – och i moderna växlar är det i dag ofta den vanligaste vägen in i företagsväxeln. Här går vi igenom vad en softphone är, hur den fungerar och vad ni bör tänka på innan ni inför den.
Vad är en softphone?
En softphone (av engelskans software och telephone) är ett program som låter dig ringa och ta emot samtal via internet – utan en fysisk telefon. Softphonen installeras på datorn eller mobilen, eller körs direkt i webbläsaren, och kopplas till en anknytning i företagets växel. För den som ringer upp märks ingen skillnad: du svarar med företagets nummer, kan koppla samtal vidare och syns i växeln precis som med en vanlig telefon.
Softphonen är alltså inte en egen telefonitjänst, utan ett sätt att använda den växel företaget redan har. I en modern molnväxel ingår softphone normalt som en av flera klienter – vid sidan av mobilappen och eventuella bordstelefoner. Är du osäker på grunderna? Läs först vår guide om vad en molnväxel är.
Så fungerar en softphone tekniskt
Samtalen går som IP-telefoni: rösten skickas som data över internet i stället för via det traditionella telenätet. Softphonen loggar in mot växeln med din anknytning – ringer någon ditt nummer ringer det i softphonen, och i mobilappen om du har båda igång. Ljudet tar du enklast i ett headset via USB eller Bluetooth. Eftersom allt sker i mjukvara följer anknytningen med dit du loggar in: kontoret, hemmakontoret eller hotellrummet.
Softphone, bordstelefon eller mobil – vad ska ni välja?
Valet handlar om arbetssätt, inte teknik. Softphone i datorn passar den som arbetar mycket vid skärmen – kundtjänst, innesälj, support och alla som jobbar hemifrån del av veckan. Mobilen passar den som är på språng, och där finns två nivåer: växelns mobilapp eller en fullvärdig mobil anknytning, MEX – skillnaden förklarar vi i vår guide om mobil anknytning. Bordstelefonen lever kvar där en gemensam telefon är praktisk, som i receptioner och konferensrum. De flesta kombinerar: softphone vid datorn, appen på språng – växeln håller ihop numret. Se även vår genomgång av mobilväxel kontra molnväxel.
Fördelarna för företaget
Det här behöver ni för att komma igång
Vårt råd: börja med en pilotgrupp, samla synpunkter och rulla sedan ut brett.
Fallgropar att undvika
Ljudkvaliteten står och faller med nätverket – be er IT-partner prioritera samtalstrafik om nätet är hårt belastat. Bor ni redan i Microsoft Teams? Då finns särskilda vägar att ta in växeltelefonin där – läs vår guide om Teams-telefoni. Fråga också leverantören hur nödsamtal och adressuppgifter hanteras när telefonin inte längre sitter fast i ett jack, och kontrollera vad som ingår i er växellicens innan ni köper till klienter.
Modernisera telefonin med rätt stöd
Funderar ni på att modernisera telefonin? Telebyrån hjälper företag att jämföra växlar och operatörer och sätta upp en lösning som passar ert arbetssätt – från softphone vid skrivbordet till mobil anknytning i fält. Boka en kostnadsfri konsultation.
Vanliga frågor
Vad är en softphone?
En softphone är ett program i datorn, mobilen eller webbläsaren som fungerar som din telefon i företagets växel. Du ringer och tar emot samtal via internet med företagets nummer.
Behöver jag en bordstelefon om jag har en softphone?
Nej, för de flesta ersätter softphonen bordstelefonen helt. Behåll fysiska telefoner där de fyller en tydlig funktion, till exempel i reception eller konferensrum.
Kan jag använda företagets vanliga nummer i softphonen?
Ja. Softphonen är en klient till växeln, så du ringer ut med samma nummer som vanligt – huvudnummer, direktnummer eller mobilnummer beroende på hur växeln är konfigurerad.
Vad kostar en softphone?
Softphone ingår ofta i molnväxelns användarlicens, men det varierar mellan leverantörer. I vår prisguide för molnväxel går vi igenom vad som brukar ingå och vilka tillägg du ska fråga om.
Fungerar softphone hemifrån?
Ja, det är en av de största fördelarna. Du loggar in där du är och har anknytningen med dig – allt som krävs är en stabil uppkoppling och ett headset.
