Vad måste en körjournal innehålla, vad står på spel i kronor och vad ska ni kräva av ett digitalt system? Guide för företag med tjänstebilar och förmånsbilar.
Körjournalen är ett av de områden där små slarv blir dyra långt i efterhand. Uppgifterna behöver finnas den dag Skatteverket frågar – inte konstrueras när frågan redan har kommit. Den här guiden går igenom vad en körjournal faktiskt behöver innehålla, vad som står på spel i kronor, och vad ni bör kräva av ett digitalt system innan ni skriver på.
Måste företaget föra körjournal?
Det finns ingen regel som säger att varje bil ska ha en körjournal. Men bevisbördan ligger på den som vill ha ett avdrag eller slippa en förmånsbeskattning. Saknas underlag gör Skatteverket sin egen bedömning, och den bedömningen blir sällan mer förmånlig än verkligheten. I praktiken är körjournalen alltså inte ett formkrav utan er bevisning.
En sak är värd att säga rakt ut, eftersom marknaden ofta formulerar sig slarvigt: Skatteverket godkänner inte enskilda körjournalssystem. Det finns ingen lista över godkända appar eller boxar. Vad som bedöms är vilka uppgifter journalen innehåller och hur tillförlitliga de är. Ett system kan därför vara byggt för att uppfylla kraven – men aldrig vara "godkänt av Skatteverket".
Vad en körjournal behöver innehålla
För varje tjänsteresa
För privat körning med förmånsbil
Vid årets början och slut
Kraven är alltså inte särskilt märkvärdiga. Det svåra är att uppgifterna ska vara sammanhängande över ett helt år, för varje bil, utan luckor. En genomgång av reglerna och ett räkneexempel finns i Cartrackers guide om digital körjournal och Skatteverkets krav, och den som fortfarande gör det på papper kan börja med en körjournalsmall.
Vad står på spel i kronor?
Det här är anledningen till att frågan är värd tid. Beloppen nedan gäller 2026 – kontrollera alltid aktuella nivåer hos Skatteverket innan ni räknar på ert eget fall.
Uppåt handlar det alltså om sänkt förmånsvärde och korrekta avdrag. Nedåt handlar det om efterbeskattning och skattetillägg för uppgifter som inte kan styrkas – och den räkningen landar både hos den anställde och hos arbetsgivaren.
Tre skäl att den manuella körjournalen sällan håller
Så fungerar en digital körjournal
En digital körjournal bygger på en enhet i fordonet som registrerar när bilen startar och stannar, hur långt den körts och var resan började och slutade. Resan hamnar i journalen av sig själv, och det enda som återstår är att markera om den var i tjänsten eller privat – ofta med en knapptryckning i en app, eller enligt en regel som utgår från tid på dygnet.
Det ger tre saker som papper inte kan ge: uppgifterna skapas i samma stund som resan sker, de kan inte glömmas bort, och de går att exportera som ett sammanhängande underlag för hela året. Hur långt olika enheter faktiskt räcker beskrivs i Cartrackers genomgång av funktioner i en elektronisk körjournal.
App eller hårdvara i bilen?
Bara app är billigare och räcker ibland för enstaka bilar, men förutsätter att telefonen är med, laddad och har appen igång. Missas en resa finns ingen mätarställning att falla tillbaka på. En fast enhet i fordonet registrerar i stället oberoende av föraren, vilket är hela poängen när syftet är bevisning. Avvägningen mellan de två är sammanställd i artikeln om app eller hårdvara för körjournal.
GDPR: det här behöver finnas innan enheterna sätts in
Positionsuppgifter om ett fordon som en namngiven anställd kör är personuppgifter. Det betyder inte att GPS är förbjudet – det betyder att några saker behöver vara klara i förväg:
Fackliga aspekter tillkommer när övervakning av arbetstagare berörs. Gå igenom förutsättningarna i Cartrackers text om GPS-spårning av anställda och GDPR innan ni beställer.
Sju frågor att ställa innan ni väljer system
Så hjälper vi er
Telebyrån levererar körjournaler och flottahantering som en del av företagets övriga kommunikation och IT, så att bilarna, abonnemangen och supporten hänger ihop i stället för att ligga hos olika leverantörer. Systemet vi arbetar med är Cartracker, som drivs av Telink PBX AB inom samma koncern som Telebyrån – ni kan alltså läsa på i detalj hos Cartracker och ändå ha en enda kontaktväg hos oss.
Har ni äldre spårenheter i fordonen är det värt att kontrollera att de fortfarande rapporterar, eftersom delar av de gamla mobilnäten är avstängda. Det gick vi igenom i inlägget om 2G- och 3G-nedsläckningen.
Vill ni veta vad en digital körjournal skulle innebära för er flotta? Ring 010-551 19 19 eller boka en kostnadsfri genomgång – vi går igenom antal fordon, hur de används och vilket underlag ni behöver kunna visa.
Källor: Skatteverket, Integritetsskyddsmyndigheten.
Vanliga frågor
Godkänner Skatteverket digitala körjournaler?
Skatteverket godkänner inte enskilda system eller appar, och det finns ingen lista över godkända leverantörer. Vad som bedöms är om journalen innehåller de uppgifter som krävs och om de är tillförlitliga. Ett system kan därför vara utformat för att uppfylla kraven, men inte vara godkänt i sig.
Vad måste stå i körjournalen för en tjänsteresa?
Datum, mätarställning vid start och slut, antal kilometer, vart resan gick med ort och adress, vem som besöktes samt ärendet för resan. För privat körning med förmånsbil räcker datum, mätarställning och antal kilometer – syftet behöver inte anges.
Hur länge ska körjournalen sparas?
Underlaget behöver finnas kvar så länge det kan behövas för beskattningen och för företagets bokföring, vilket i praktiken innebär flera år tillbaka. Detaljerade positionsdata behöver däremot inte sparas lika länge som själva journalen, och bör gallras tidigare.
Räcker en app eller behövs en enhet i bilen?
En app räcker ibland för enstaka fordon, men förutsätter att telefonen är med, laddad och har appen igång. En fast enhet i fordonet registrerar oberoende av föraren och ger därmed ett underlag utan luckor, vilket är avgörande när syftet är att kunna styrka uppgifterna.
Är det tillåtet att GPS-spåra företagets bilar?
Ja, men positionsuppgifter om ett fordon som en namngiven anställd kör är personuppgifter. Det krävs ett tydligt syfte, en dokumenterad rättslig grund – i regel en intresseavvägning – information till de anställda om vad som registreras och hur länge, samt en begränsad lagringstid.
Vill du veta mer?
Utforska vår tjänst: Körjournaler & Flottahantering
Läs mer om Körjournaler & Flottahantering
