Vad skiljer en digital körjournal från att fylla i själv?

Uppgifterna skapas i samma stund som resan sker i stället för i efterhand. Det är skillnaden i bevisvärde: en journal som fylldes i en månad senare är en uppskattning, och uppskattningar väger lätt om underlaget ifrågasätts.

Vad måste finnas med för att journalen ska duga som underlag?

För tjänsteresor: datum, mätarställning vid start och slut, antal kilometer, vart resan gick med ort och adress, vem som besöktes och ärendet. För privat körning med förmånsbil räcker datum, mätarställning och antal kilometer. Vi har gått igenom kraven i detalj i vår guide om digital körjournal.

Godkänner Skatteverket systemet?

Skatteverket godkänner inte enskilda körjournalssystem, och det finns ingen lista över godkända leverantörer. Vad som bedöms är om journalen innehåller de uppgifter som krävs och om de är tillförlitliga. Systemet vi levererar är byggt för att uppfylla de kraven.

Måste föraren göra något vid varje resa?

Resan registreras automatiskt. Det som återstår är att markera den som tjänst eller privat, vilket görs med ett tryck i appen eller enligt en regel som utgår från tid på dygnet.

Fungerar det i alla fordon?

Ja, men med olika utrustning. Personbilar och transportbilar är standard. Tunga fordon och maskiner kräver en annan enhet, och släp eller utrustning utan egen strömkälla får en batteridriven enhet.

Kan flera förare dela samma bil?

Ja, med förar-ID. Det är nödvändigt i poolbilar – utan identifiering finns inget som knyter resan till en person, och då håller inte underlaget.

Hur kommer uppgifterna in i lönen?

Underlaget exporteras per förare och period till lönesystemet, eller hämtas via API in i ert affärssystem. Vi går igenom vilken väg som passar era system vid genomgången.

Vad händer om täckningen försvinner?

Enheten mellanlagrar och skickar uppgifterna när täckningen är tillbaka, så sträckan tappas inte i en tunnel eller ett garage.

Vem kan se var fordonen är?

Det bestämmer ni. Behörigheterna sätts per användare så att en chef ser sina egna fordon i stället för hela parken. Vi rekommenderar att det bestäms innan systemet sätts i drift, eftersom det annars blir en konfliktfråga.

Hur lång tid tar installationen?

Monteringen av en enhet tar kort tid. Det som tar tid är att samla ihop fordonen – vi gör det i omgångar per ort i stället för en bil i taget.

Vad kostar en digital körjournal?

Priset sätts per fordon och månad och beror på antal fordon, bindningstid, om hårdvaran ingår samt vilka fordonstyper och integrationer som behövs. Vi lämnar alltid totalkostnaden så att den går att jämföra med andra offerter.

Kan vi börja med några bilar?

Ja, och vi rekommenderar det. Välj medvetet blandat – en förmånsbil, en servicebil och en poolbil – under fyra veckor. En pilot ska hitta problemen, inte bekräfta beslutet.

Digital körjournal för företag

Översikt

Underlaget som ska finnas den dag någon frågar

En körjournal är inte en rapport ni skickar in. Den är bevisning ni ska kunna ta fram i efterhand – för att styrka att en resa var i tjänsten, att den privata körningen låg under en gräns, eller att en anställd har rätt till milersättning. Bevisbördan ligger på företaget och den anställde, inte på Skatteverket.

Problemet med manuella listor är inte att de är svåra att fylla i. Det är att de fylls i i efterhand, av någon som inte minns mätarställningen från en tisdag i mars. En digital körjournal skapar uppgifterna i samma stund som resan sker, vilket är hela skillnaden i bevisvärde.

Det här ingår

Automatisk loggning när fordonet startar och stannar
Tjänst eller privat med ett tryck i appen, eller enligt regel
Start- och slutadress på varje resa, inte bara koordinater
Mätarställning som går att stämma av mot fordonets egen mätare
Underlag per förare för milersättning och förmånsbeskattning
Export till lön och bokföring, plus API mot affärssystem
Förar-ID för poolbilar där flera personer kör samma fordon
Enheter för personbil, tunga fordon, släp och maskiner
Personuppgiftsbiträdesavtal och öppen underbiträdesförteckning

Fördelar

Vad ni får utöver själva journalen

Ett underlag som håller

Uppgifterna skapas vid resan och kan inte glömmas bort. Rättelser lämnar spår, vilket stärker bevisvärdet i stället för att försvaga det.

Administrationen försvinner

Tio minuter i veckan per bil blir drygt åtta timmar per bil och år. Den tiden läggs idag av de personer ni helst vill ha ute hos kund.

Rätt milersättning och förmånsvärde

Underlag per förare och månad gör att milersättningen kan betalas på faktiska resor, och att nedsatt förmånsvärde går att belägga.

Enkelt för föraren

Föraren behöver inte anteckna något. Resan finns redan i appen och ska bara märkas som tjänst eller privat.

Ordning även i poolbilarna

Med förar-ID knyts resan till rätt person. Utan det faller både löneunderlaget och möjligheten att visa vem som körde.

En kontaktväg

Fordon, abonnemang, växel och IT ligger hos samma leverantör. Ett avtal, en support, en faktura.

Så fungerar det

Enkel process – stort resultat

01

Genomgång

Vi går igenom antal fordon, vilka typer de är och vilket underlag ni behöver kunna visa. Poolbilar och tunga fordon kräver annan utrustning än en vanlig tjänstebil.

02

Bilpolicyn först

Vad som registreras, vad som gäller vid privat körning och vem som ser vad bestäms innan första enheten sätts in – inte efteråt.

03

Montering i omgångar

Enheterna monteras samlat per ort i stället för en bil i taget. Appen installeras på förarnas telefoner och klassificeringen gås igenom på plats.

04

Dubbel körning och överlämning

Den gamla rutinen behålls en månad och jämförs mot systemet för en bil. Stämmer siffrorna stängs den gamla rutinen ned på ett bestämt datum.

Vanliga frågor

Frågor & svar

Användningsfall

Så används digital körjournal för företag i praktiken

Förmånsbilar

Situation: Den anställde har fri bil och kör både privat och i tjänsten. Underlaget behövs för att styrka fördelningen och för att kunna hävda nedsatt förmånsvärde vid mycket tjänstekörning.
Lösning: Varje resa loggas automatiskt och märks som tjänst eller privat. Trängselskattepassager syns per resa, vilket behövs eftersom de beskattas separat och inte ingår i det schablonmässiga förmånsvärdet.
Resultat: Ett sammanhängande underlag per bil och år, utan luckor i de månader ingen hann fylla i något.

Servicebilar och hantverksfordon

Situation: Bilarna går mellan uppdrag hela dagen. Restiden är fakturerbar men glöms ofta bort, och ingen vet i efterhand vilken bil som var var.
Lösning: Resorna kopplas till adress och tidpunkt, vilket ger både körjournal och ett underlag för vad som faktiskt ska faktureras.
Resultat: Körjournalen blir en biprodukt av något som ändå behövde dokumenteras.

Poolbilar

Situation: Flera personer kör samma bil. Utan identifiering går det inte att knyta en resa till en förare, och då är journalen värdelös som underlag.
Lösning: Förar-ID gör att resan registreras på rätt person, oavsett vem som tar bilen.
Resultat: Både löneunderlag och ansvarsfrågor går att reda ut i efterhand.

Tunga fordon, släp och maskiner

Situation: En personbilsenhet passar inte. Släp har ingen egen strömkälla och tunga fordon har annan spänning på matningen.
Lösning: Batteridrivna enheter för släp och utrustning, och enheter anpassade för tunga fordon där även drifttimmar är intressanta.
Resultat: Hela parken i samma översikt, inte bara personbilarna.

Förare som klassificerar en resa i mobilen i en parkerad bil

Så fungerar en digital körjournal

En enhet i fordonet registrerar när bilen startar och stannar, hur långt den körts och var resan började och slutade. Resan hamnar i journalen av sig själv. Det enda som återstår är att markera om den var i tjänsten eller privat.

Det låter enkelt, och det är det – men skillnaden mellan system sitter i detaljerna. Hur avgörs att en resa börjar? Knyts sträckan till bilens egen mätare eller bara till en beräknad distans? Vad händer när täckningen försvinner i en tunnel? De frågorna avgör om underlaget håller ett år senare.

Enheten i fordonet

Enheten sitter fast i bilen och registrerar oberoende av föraren. Det är poängen: en app som kräver att telefonen är med, laddad och igång kommer att missa resor, och då finns ingen mätarställning att falla tillbaka på.

Klassificeringen

Föraren märker resan som tjänst eller privat i appen, eller låter en regel sköta det utifrån tid på dygnet. Räkna med att det tar ungefär en månad innan vanan sitter – det är den svåra delen av ett införande, inte monteringen.

Underlaget

Journalen går att exportera som ett sammanhängande underlag per fordon och år, och att skicka vidare till lön och bokföring. Ett system som bara kan visa uppgifterna i sitt eget gränssnitt binder er hårdare än något avtal gör.

Regler, GDPR och ansvar

En sak är värd att säga rakt ut, eftersom marknaden formulerar sig slarvigt: Skatteverket godkänner inte enskilda körjournalssystem. Det finns ingen lista över godkända appar eller boxar. Vad som bedöms är vilka uppgifter journalen innehåller och hur tillförlitliga de är. Vi har gått igenom kraven i detalj i guiden Digital körjournal – krav, regler och val.

Positionsuppgifter om ett fordon som en namngiven anställd kör är personuppgifter. Det betyder inte att GPS är förbjudet, men syftet, den rättsliga grunden och lagringstiderna behöver vara klara innan enheterna sätts in. Vi hjälper er med den delen, och plattformen redovisar sina förutsättningar öppet på cartracker.se.

Vad som står på spel

Skattefri milersättning för egen bil i tjänsten är 25 kronor per mil. Kör den anställde minst 3 000 mil i tjänsten under ett kalenderår sätts förmånsvärdet ned till 75 procent. Båda förutsätter underlag. Beloppen gäller 2026 – kontrollera alltid aktuella nivåer hos Skatteverket.

Plattformen vi levererar

Vi levererar Cartracker, som drivs av Telink PBX AB inom samma koncern som Telebyrån. Ni kan alltså läsa på i detalj hos leverantören och ändå ha en enda kontaktväg, ett avtal och en support hos oss.

Jämförelse

Enbart app eller enhet i fordonet?

Båda kallas digital körjournal, men de ger olika bevisvärde. Det här är skillnaden i praktiken.

Egenskap	Enbart app	Enhet i fordonet
Registrerar utan att föraren gör något	Nej – appen måste vara igång	Ja, oberoende av föraren
Missad resa går att rekonstruera	Nej	Ja, via mätarställning och logg
Kräver att telefonen är med och laddad	Ja	Nej
Fungerar i poolbil med flera förare	Bara om alla har appen	Ja, med förar-ID
Passar släp, maskiner och tunga fordon	Nej	Ja, med rätt enhetstyp
Kostnad per fordon	Lägre	Högre – hårdvara tillkommer
Lämpar sig när syftet är bevisning	Begränsat	Ja

Kostnad

Vad styr priset

Priset sätts per fordon och månad. Fem saker avgör var ni landar – begär alltid totalkostnaden, inte bara månadsavgiften.

Antal fordon

Priset per fordon sjunker med volymen. Skillnaden mellan fem och trettio bilar är betydande.

Bindningstid

Längre avtal ger lägre månadsavgift. Utan bindning blir månadskostnaden högre och hårdvaran betalas ofta separat.

Hårdvaran

Ingår enheten i månadsavgiften, hyrs den eller köps den? Fråga också vad en flytt till ett nytt fordon kostar.

Fordonstyperna

Personbil, tungt fordon, batteridriven enhet för släp och förar-ID för poolbil är olika utrustning och olika pris.

Integrationer

Standardexport till lön och bokföring är en sak, en koppling mot ert affärssystem en annan.

Vi lämnar alltid pris per fordon och månad inklusive hårdvara och bindningstid, så att det går att jämföra med andra offerter på samma villkor.

Checklista

Innan ni beställer

Gå igenom de här punkterna, oavsett vilken leverantör ni väljer.

Räkna fordonen per typ: tjänstebil, servicebil, poolbil, tungt fordon, släp
Bestäm vilka som ska ha förar-ID
Uppdatera bilpolicyn innan enheterna monteras
Bestäm vem internt som äger systemet och följer upp oklassade resor
Begär ett riktigt årsunderlag för ett fordon, inte en skärmbild
Kontrollera att sträckan går att stämma av mot bilens egen mätare
Begär personuppgiftsbiträdesavtal och förteckning över underbiträden
Fråga om något led i kedjan lämnar EU eller EES
Informera förarna i ett möte, inte i ett mejl
Jämför totalkostnad per fordon och månad, inklusive hårdvara

Redo att komma igång?

Boka en kostnadsfri konsultation så analyserar vi era behov och presenterar en skräddarsydd lösning.