En kontorsflytt sätter telefoni, internet och nätverk på prov. Följ tidsplanen från tolv veckor före flytt till uppföljning – och undvik dyra avbrott.
Det som brukar gå fel
Vid en kontorsflytt planeras möbler, städning och adressändring noggrant. Telefoni och nät hamnar ofta sist – och det är just de sakerna som avgör om verksamheten kan arbeta på måndag morgon. Den vanligaste orsaken till avbrott är inte teknik, utan ledtider: fiberetablering och portering går inte att stressa fram i sista stund.
10–12 veckor före flytt
Beställ uppkopplingen. Kontrollera om fiber finns framme på den nya adressen. Är den inte det kan etablering ta månader. Beställ tidigt och begär skriftlig ledtid.
Inventera det ni har. Nummer, abonnemang, växelfunktioner, larm, passersystem, kortterminaler, skrivare och wifi-punkter. Allt som är uppkopplat ska med på listan.
Bestäm målbilden. Ska ni flytta befintlig lösning rakt av, eller är flytten rätt tillfälle att gå till en molnväxel och slippa fysisk hårdvara på plats?
6–8 veckor före
Rita nätverket. Var ska datauttag, switchar och accesspunkter sitta? Wifi-täckning planeras enklast innan väggarna är på plats.
Planera serverutrymmet. Ström, kyla, låsbarhet och plats för utrustning.
Boka installationer. El, data och eventuell fiberdragning internt behöver samordnas med byggtidplanen.
3–4 veckor före
Bekräfta datum för fiberleverans och eventuell portering av nummer.
Uppdatera företagsinformationen där adressen syns: hemsidan, Google Företagsprofil, fakturaunderlag, e-postsignaturer och sociala medier. Detta påverkar även er lokala synlighet i sökresultaten.
Informera kunder och leverantörer om nya kontaktuppgifter och eventuella avvikande öppettider under flyttveckan.
Flyttveckan
Dag ett i nya lokalen
Bocka av i tur och ordning:
Vecka två: uppföljning
Samla in avvikelser från medarbetarna, mät wifi-täckningen där folk faktiskt sitter och kontrollera samtalsstatistiken för missade samtal under flyttdagarna. Justera svarsgrupper efter hur den nya lokalen fungerar i praktiken – öppna kontorslandskap ger ofta andra samtalsvanor än cellkontor.
Flytten som möjlighet
En flytt är det enklaste tillfället att bli av med teknisk skuld. Fysiska växlar, gamla telefonapparater, egna servrar och kabeldragningar som ingen förstår behöver inte följa med. Många företag går i samband med flytten över till molnväxel och nätverk som tjänst – och slipper både investeringen och driftansvaret i den nya lokalen.
Sammanfattning
Börja tidigt med det som har längst ledtid, ha alltid en reservuppkoppling och testa innan ni lämnar den gamla lokalen. Vi hjälper företag genom hela flytten, från kartläggning till uppföljning. Ring 010-551 19 19 så gör vi en plan.
Vanliga frågor
Hur tidigt bör vi börja planera telefoni och nät inför en flytt?
Tio till tolv veckor före flytt. Fiberetablering på en ny adress är det som tar längst tid och går inte att påskynda i efterhand.
Kan vi behålla våra telefonnummer när vi flyttar?
Ja. Med en molnväxel är numren inte bundna till adressen, och även fasta nummer kan i regel följa med genom portering.
Bör vi behålla gamla uppkopplingen under flytten?
Om det går, ja. Några dagars överlappning är billig försäkring jämfört med att stå utan internet i den nya lokalen.
Vad ska vi testa först i den nya lokalen?
Internet och brandvägg, därefter wifi, sedan telefoni och till sist kringsystem som larm, passersystem och betalterminaler.
