Microsoft 365 för företag

Microsoft 365 finns i flera nivåer och de skiljer sig i skrivbordsprogram, säkerhetsfunktioner och möjlighet att hantera enheter. Många företag ger alla samma licens eftersom det är enklast, vilket ofta blir dyrare än nödvändigt.

Vi går igenom rollerna: vilka behöver installerade Office-program, vilka klarar sig med webbversioner, vilka behöver avancerade säkerhetsfunktioner och vilka har bara e-post.

Lika viktigt är rutinen vid avslut. Licenser som ligger kvar efter att medarbetare slutat är en av de vanligaste onödiga IT-kostnaderna, och de upptäcks sällan utan en genomgång.

Teams och SharePoint hänger ihop: varje team får en lagringsyta. Skapas team fritt uppstår snabbt dubbletter, ytor utan ägare och material som ingen hittar.

Vi sätter upp en modell för hur ytor skapas, vem som äger dem, hur de namnges och vad som händer när ett projekt avslutas. Det låter administrativt men är det som gör att strukturen håller över tid.

Filer flyttas från personliga ytor till gemensamma där de hör hemma. Målet är att verksamhetens dokument ska vara verksamhetens, inte den enskilde medarbetarens.

Grunden är identitetsskydd: multifaktorautentisering för alla användare, villkorlig åtkomst där det passar och särskild försiktighet med konton som har administratörsrättigheter.

Därefter kommer e-postsäkerhet och phishingskydd, eftersom e-post fortfarande är den vanligaste ingången vid angrepp. Vi går igenom domäninställningar och filtrering.

Behörigheter byggs på grupper och roller i stället för på personer, och extern delning styrs med regler. Det gör åtkomsten begriplig och möjlig att granska. Vill ni gå längre hanterar vi det inom vår tjänst för IT-säkerhet.

En vanlig missuppfattning är att data i molnet automatiskt är säkerhetskopierad. Microsoft ansvarar för att tjänsten är tillgänglig – inte för att återställa innehåll som någon raderat eller som förvanskats efter en kontokapning.

Vi kompletterar därför med backup av e-post, filer och samarbetsytor, med bestämd lagringstid och möjlighet att återläsa enskilda objekt eller hela ytor.

Backup är dessutom en förutsättning för att kunna hantera ransomware och interna misstag utan dataförlust. Hur vi arbetar med det beskriver vi närmare under backup och disaster recovery.