Google Workspace för företag

Workspace finns i flera nivåer som skiljer sig i lagringsutrymme, säkerhetsfunktioner, mötesfunktioner och administrationsmöjligheter. Att ge alla samma nivå är enkelt men sällan mest kostnadseffektivt.

Vi går igenom vilka roller som behöver stor lagring, vilka som behöver avancerade säkerhetsfunktioner och vilka som huvudsakligen använder e-post och kalender.

Vi sätter också en rutin för hur licenser tillkommer och tas bort när organisationen förändras, så att ni inte betalar för konton som inte används.

Workspace styrka är hur enkelt det är att samarbeta i samma dokument. Samma enkelhet gör att material sprids utan struktur om inga regler finns.

Vi flyttar verksamhetens dokument till delade enheter där ägarskapet ligger hos organisationen och inte hos den som skapade filen. Det gör att inget försvinner vid personalförändringar.

Därefter sätts delningsregler: vad får delas utanför företaget, ska länkar kunna vara öppna för alla, och hur hanteras samarbete med kunder och partners. Reglerna dokumenteras så att de går att följa upp.

Multifaktorautentisering är grundskyddet och bör gälla alla användare, med särskild uppmärksamhet på administratörskonton som har bredare rättigheter.

E-postsäkerhet är nästa steg: domäninställningar, filtrering och skydd mot phishing och bedrägeriförsök som utnyttjar företagets namn.

Vi ser också över enhetshantering, appåtkomst och loggning så att det går att följa vad som hänt vid en incident. Fördjupning finns i vår tjänst för IT-säkerhet.

Vid byte av plattform börjar vi med en kartläggning: hur mycket e-post och hur många filer finns, vilka delade brevlådor och kalendrar används, och vilka integrationer måste fortsätta fungera.

Därefter planeras flytten i etapper med en tydlig tidplan. E-post migreras så att historik följer med, och filer flyttas till delade enheter i rätt struktur i stället för att kopieras rakt över.

Under övergången är det viktigt att medarbetarna vet vad som händer och när. Vi tar fram enkla instruktioner och finns tillgängliga under de första dagarna efter växlingen. Större flyttar hanteras inom molnmigrering.