Dokumenthantering

Print som tjänst, ibland kallat Managed Print Services, innebär att utskriftsmiljön levereras som en tjänst med fast pris per utskrift i stället för som separata inköp av maskiner, toner och service.

Modellen lönar sig framför allt när utskriftsvolymen är jämn och när den nuvarande kostnaden är svår att överblicka. Många organisationer underskattar totalkostnaden eftersom den ligger utspridd på olika konton och inköpare.

Analysen inleds alltid med en inventering av faktisk volym per maskin. Det är också där de flesta besparingar identifieras: överdimensionerade maskiner på fel platser och färgutskrifter där svartvitt hade räckt.

Digital arkivering handlar mindre om att skanna och mer om att indexera. Ett dokument utan metadata är svårt att hitta även när det är digitalt.

Ett fungerande arkiv har en bestämd struktur: dokumenttyper, obligatoriska fält, behörigheter och gallringsregler. Strukturen bör bestämmas innan skanningen påbörjas.

Lagringstider styrs delvis av lagkrav, till exempel bokföringslagens krav på arkivering av räkenskapsinformation. Rutinen behöver hantera både minsta lagringstid och gallring av personuppgifter som inte längre behövs.

E-faktura innebär att fakturan skickas som strukturerad data i stället för som bild eller papper, vilket gör att uppgifterna kan läsas in direkt i ekonomisystemet.

Vinsten uppstår i attestflödet. När fakturor cirkulerar digitalt med regelstyrd attest försvinner både transporttiden och osäkerheten om var en faktura befinner sig.

Vid införande är det värt att börja med de största leverantörerna, eftersom en mindre andel av leverantörerna oftast står för merparten av fakturavolymen.