Nyhet: Upptäck vår AI-receptionist – alltid redo för dina kunder.Läs mer om AI-receptionisten
    telebyrånEn del av Techgruppen

    Nytt i tjänsteutbudet

    Arbetsordersystem för servicebolag och hantverkare

    Vi hjälper er att lämna pärmar, lappar och Excel bakom er och få ett digitalt arbetsordersystem som fungerar ihop med resten av tekniken – växel, mobiler, IT och bokföring.

    299 kr

    Per aktiv anställd och månad (Fixra)

    5

    Minsta antal anställda

    Fortnox

    Integration direkt

    1

    Leverantör för system, mobiler och IT

    Översikt

    Vad är ett arbetsordersystem?

    Ett arbetsordersystem samlar hela flödet från beställning till faktura på ett ställe: uppdraget skapas som en arbetsorder, planeras in i schemat, skickas till rätt person i mobilen, tid och material rapporteras på plats och underlaget går vidare till fakturering. Allt som i dag ligger i pärmar, på lappar, i mejl och i Excel-filer får en gemensam plats.

    Telebyrån levererar och inför arbetsordersystemet Fixra, byggt för städ, fastighetsskötsel, bygg, el och VVS. Vår roll är att få systemet att fungera i praktiken: uppstart, utbildning, mobiler till personalen och kopplingen till bokföringen – samma leverantör som redan kan sköta er telefoni och IT.

    Det här ingår

    • Arbetsorder från beställning till utfört uppdrag

    • Avtals- och schemaautomation för återkommande uppdrag

    • Mobilapp för personalen ute hos kund

    • Tidrapport med attest

    • Fakturaunderlag med RUT/ROT

    • Kundportal för era kunder

    • Kvalitetskontroll av utfört arbete

    • Nyckelhantering

    • Fortnox-integration direkt, export till Visma m.fl. via Zapier

    Fördelar

    Vad ni vinner på att gå digitalt

    En plats för varje uppdrag

    Beställning, instruktioner, tid och status finns på samma arbetsorder. Ingen behöver leta i mejl eller ringa runt för att veta vad som gäller.

    Återkommande uppdrag sköter sig själva

    Avtal om veckostäd eller fastighetsrondering läggs in en gång och genererar uppdragen i schemat automatiskt.

    Personalen har allt i mobilen

    Adress, instruktioner och nyckelinformation följer med i appen, och tid rapporteras direkt på plats.

    Fakturaunderlag utan omtag

    Attesterad tid och utfört arbete blir fakturaunderlag, med RUT/ROT, i stället för att skrivas av från lappar.

    Kopplat till bokföringen

    Fortnox-integration direkt, och export till Visma med flera via Zapier – så att underlaget inte behöver matas in två gånger.

    En kontaktväg för tekniken

    System, mobiler, växel och IT-support hos samma leverantör. När något krånglar vet ni vem ni ringer.

    Så fungerar det

    Enkel process – stort resultat

    01

    Kartläggning

    Vi går igenom hur ett uppdrag rör sig hos er i dag – från samtal eller mejl till faktura – och vilka typer av uppdrag och avtal ni har.

    02

    Uppstart

    Kundregister, avtal och återkommande uppdrag läggs in, och tidrapport, attest och fakturaunderlag ställs in efter hur ni arbetar.

    03

    Mobiler och koppling

    Personalens mobiler sätts upp, gärna med central enhetshantering, och systemet kopplas mot Fortnox eller er övriga bokföring.

    04

    Utbildning och start

    Vi utbildar administration och personal och startar med en grupp först, innan resten av verksamheten går över.

    Vanliga frågor

    Frågor & svar

    Användningsfall

    Så används arbetsordersystem för servicebolag och hantverkare i praktiken

    Städföretag

    Situation
    Många återkommande uppdrag hos samma kunder, nycklar att hålla reda på och RUT-avdrag hos privatkunder.
    Lösning
    Avtal genererar uppdragen i schemat, nyckelhanteringen finns i systemet och fakturaunderlaget tar hänsyn till RUT.
    Resultat
    Mindre tid på planering och avstämning, och ett underlag som stämmer mot det som faktiskt utförts.

    Fastighetsservice och fastighetsskötsel

    Situation
    Ronderingar, felanmälningar och tillsyn blandas, och fastighetsägaren vill veta vad som gjorts.
    Lösning
    Återkommande uppdrag i schemat, felanmälningar som egna arbetsorder, kvalitetskontroll och kundportal där kunden kan följa arbetet.
    Resultat
    Tydlig spårbarhet mot kunden utan extra rapportering.

    El, VVS och bygg

    Situation
    Uppdragen varierar i storlek, material och tid ska faktureras rätt och ROT-avdrag förekommer.
    Lösning
    Arbetsorder per jobb, tidrapport med attest i mobilen och fakturaunderlag med ROT som går vidare till bokföringen.
    Resultat
    Färre bortglömda timmar och mindre efterarbete på kontoret.

    Måleri och trädgård

    Situation
    Säsongsvariationer, många mindre uppdrag och personal som sällan är på kontoret.
    Lösning
    Schemat och uppdragen finns i appen, och tid rapporteras direkt där jobbet görs.
    Resultat
    Planeringen håller även när trycket är som högst.
    Pappersarbetsorder och pärm på ett skrivbord bredvid laptop och mobil

    Så fungerar ett arbetsordersystem i vardagen

    Ett uppdrag kommer in via telefon, mejl eller kundportalen och blir en arbetsorder. Den planeras in i schemat och hamnar i mobilen hos den som ska utföra den, med adress, instruktioner och eventuell nyckelinformation. På plats rapporteras tid, och efter attest blir den en del av fakturaunderlaget.

    För återkommande uppdrag behöver ingen skapa arbetsorder varje vecka – avtalet styr schemat. Det är där de flesta servicebolag märker skillnaden först. Vill ni läsa på om funktionerna i detalj finns allt hos leverantören av arbetsordersystemet Fixra.

    Arbetsorder och schema

    Varje uppdrag får en arbetsorder med status, och schemat visar vem som gör vad och när. Avtals- och schemaautomation skapar återkommande uppdrag av sig själv.

    Tid, attest och fakturaunderlag

    Personalen rapporterar tid i appen, arbetsledningen attesterar och underlaget – med RUT/ROT där det gäller – går vidare till fakturering.

    Kundportal och kvalitet

    Kunden kan följa uppdrag i kundportalen, och kvalitetskontroller dokumenterar att arbetet är utfört som avtalat.

    Telefoni, mobiler och IT – det som får systemet att fungera

    Ett arbetsordersystem är bara så bra som mobilen personalen bär på. Därför hjälper vi också till med mobiler och abonnemang, och med MDM – central enhetshantering så att appen finns på plats, uppdateras och kan spärras om en telefon försvinner.

    Uppdragen börjar ofta med ett samtal. Med rätt företagstelefoni och växel når kunden rätt person, och med IT-support och Microsoft 365 hänger kontoret ihop med fältet.

    Bokföringen

    Fixra har Fortnox-integration direkt. Använder ni Visma eller annat system går export via Zapier. Vi hjälper till att sätta upp kopplingen och kontrollera att underlaget kommer fram rätt.

    En leverantör

    Arbetsordersystem, mobiler, växel och IT-support i samma avtal och med samma support. Det minskar antalet kontakter när något behöver ändras.

    Jämförelse

    Papper och Excel eller digitalt arbetsordersystem?

    Båda fungerar när verksamheten är liten. Skillnaden syns när uppdragen, personalen och kunderna blir fler.

    EgenskapPapper och ExcelDigitalt arbetsordersystem
    Uppdraget når personalenVia lapp, samtal eller mejlDirekt i mobilappen
    Återkommande uppdragLäggs in manuellt varje gångGenereras från avtalet
    TidrapporteringI efterhand, ofta ur minnetPå plats, med attest
    Fakturaunderlag med RUT/ROTSkrivs av för handSkapas från attesterad tid
    Koppling till bokföringDubbelinmatningFortnox direkt, övriga via Zapier
    Kunden ser statusNej, kräver samtalJa, via kundportal
    Nyckelhantering och kvalitetskontrollSeparata listorI samma system

    Kostnad

    Vad påverkar kostnaden

    Arbetsordersystemet Fixra kostar 299 kr per aktiv anställd och månad, med minst 5 anställda, och det finns en gratis provperiod. Totalkostnaden påverkas dessutom av det här:

    Antal aktiva anställda

    Licensen räknas per aktiv anställd och månad, vilket gör kostnaden förutsägbar när ni växer eller krymper.

    Uppstart och datainläggning

    Hur mycket kundregister, avtal och återkommande uppdrag som ska föras in från början.

    Mobiler och abonnemang

    Har personalen redan telefoner som passar, eller behövs nya enheter och central enhetshantering?

    Bokföringskoppling

    Fortnox kopplas direkt; andra system via Zapier kan kräva mer uppsättning.

    Utbildning

    Hur många som ska utbildas och om det görs på plats eller på distans.

    Vi redovisar alltid systemkostnad och eventuell uppstart, mobiler och support separat, så att ni ser vad som är vad.

    Checklista

    Checklista inför val av arbetsordersystem

    Gå igenom punkterna innan ni bestämmer er – oavsett vilket system det blir.

    • Beskriv flödet från beställning till faktura som det ser ut i dag
    • Lista era typer av uppdrag och återkommande avtal
    • Kontrollera att systemet klarar RUT/ROT om ni har privatkunder
    • Kontrollera kopplingen till ert bokföringssystem
    • Räkna aktiva anställda som ska använda appen
    • Se över personalens mobiler och hur de hanteras centralt
    • Bestäm vem som attesterar tid
    • Använd provperioden med verkliga uppdrag
    • Starta med en grupp innan hela verksamheten går över
    • Utse en intern ägare av systemet

    Redo att komma igång?

    Boka en kostnadsfri konsultation så analyserar vi era behov och presenterar en skräddarsydd lösning.

    Relaterat

    Från papper till digital arbetsorderPraktisk guide i sju steg för att införa ett arbetsordersystem.MDM – enhetshanteringCentral hantering av personalens mobiler och appar.Digital körjournalAutomatisk körjournal för servicebilarna.IT-supportEn kontaktväg för hela IT-miljön.