Mellan julafton och trettondagen är många kontor glest bemannade, men telefonen ringer ändå. Kunder vill boka, leverantörer har frågor och akuta ärenden väntar inte till januari. Ett par timmars förberedelse i växeln avgör om de som ringer möts av ett tydligt besked – eller av en signal som går fram utan att någon svarar.
Helgdagarna i år
I år infaller julafton på en torsdag och juldagen på fredagen, vilket ger en lång helg. Nyårsafton är också en torsdag och nyårsdagen 2027 en fredag. Trettondedag jul infaller onsdagen den 6 januari. Många företag håller stängt eller har begränsade öppettider under hela perioden, och klämdagar som måndagen den 28 december och tisdagen den 5 januari behandlas olika från arbetsplats till arbetsplats.
Det gör det extra viktigt att bestämma i förväg vilka öppettider som gäller vilka dagar – och att växeln vet om det.
Sex steg för en trygg helgperiod
1. Lägg in helgdagarna i växeln i förväg
De flesta moderna växlar kan schemalägga avvikande öppettider. Lägg in varje dag med sina egna tider redan nu, så att växeln byter läge automatiskt. Då behöver ingen komma ihåg att ställa om på julafton – eller tillbaka efter trettondagen.
2. Spela in ett tydligt helgbesked
Ett bra röstbesked säger tre saker: när ni öppnar igen, vad den som ringer kan göra under tiden och vart man vänder sig om det är akut. Undvik långa uppräkningar. Vår guide om röstmeny i växeln har fler tips om hur ett besked bör låta.
3. Bestäm vem som tar de akuta samtalen
Har ni jourärenden, driftkritiska kunder eller leveranser som pågår under helgerna? Styr de samtalen till en jourtelefon eller en mobil som någon faktiskt bevakar. Med hänvisning i växeln kan samtal till olika nummer styras olika – en kund med serviceavtal behöver inte mötas av samma besked som en ny förfrågan.
4. Låt någon annan svara när ni inte kan
En svarservice kan ta emot samtalen under helgerna, anteckna ärenden och skicka dem vidare till rätt person. En AI-receptionist kan svara dygnet runt, ta bokningar och besvara vanliga frågor. Båda gör att samtalen tas om hand även när kontoret är stängt.
5. Samordna alla kanaler
Röstbeskedet, autosvaret i e-posten, webbplatsen och företagets profil på Google ska säga samma sak. Lägg in särskilda öppettider i Google-profilen – det är där många tittar först. Vi har skrivit mer om det i guiden om lokal SEO för företag.
6. Testa – och planera återstarten
Ring själv till växeln en kväll i december och lyssna på vad kunderna möter. Planera också den första dagen efter helgerna: vem går igenom röstmeddelanden och missade samtal, och hur snabbt ringer ni tillbaka? Växelns statistik över missade samtal är ett bra underlag, se vår guide om telefonkö och köhantering.
Har ni handel eller kampanjer?
För e-handel och butiker är perioden runt jul och mellandagsrean ofta den mest samtalsintensiva under året. Då handlar det inte om stängt, utan om att klara topparna. Läs vår genomgång av kundservice under Black Friday och julhandeln.
Vill ni ha hjälp att ställa in växeln, spela in helgbesked eller koppla på svarservice över helgerna? Telebyrån hjälper företag i hela landet. Kontakta oss i god tid före jul, så är allt klart när kontoret stänger.